Infrastructure Solutions für Lotus Notes

E-Mail Lifecycle Management für Domino

Für das Management von E-Mails bietet GROUP Business Software die IQ.Suite als integrierte Lösung an, mit der alle Probleme, Risiken und Gefahren duch automatisierte und zentral gesteuerte E-Mail-Kommunikation bewältigt werden können und ein gesetzeskonformes E-Mail Management erreicht werden kann. Die Suite ist modular und skalierbar und für Domino/Notes wie auch für Microsoft Exchange verfügbar.

Integrierte Suite für das E-Mail Lifecycle Management statt Insellösungen: Die Firma GROUP Business Software hat sich auf genau diese Aufgabenstellung spezialisiert und bietet für das Management von E-Mails die IQ.Suite als integrierte Lösung an, mit der alle Probleme, Risiken und Gefahren duch automatisierte und zentral gesteuerte E-Mail-Kommunikation bewältigt werden können und ein gesetzeskonformes E-Mail Management erreicht werden kann.

Dabei ist die Suite modular und skalierbar. Sie setzen genau die Produkte ein, die Sie brauchen. Die Produkte gibt es für Domino/Notes und für Microsoft Exchange.

E-Mail-Sicherheit

iQ.Suite Wall sichert umfassend vor Belästigungen durch Spam- und Junk-Mails durch den Einsatz mehrstufiger Anti-Spam-Technologien. Über eine integrierte Analyse-Funktionalität ist es in der Lage, den Versand vertraulicher Daten zu verhindern und bietet somit Schutz vor Missbrauch und unkontrollierter Nutzung von E-Mails. Die automatische Organisation und kontextbasierte Ablage von Inhalten, der Aufbau flexibler Zustell- und Verteilungsmechanismen sowie die automatisierte Indexierung für die E-Mail-Archivierung sind Beispiele für die inhaltsabhängige Weiterverarbeitung, die durch Klassifizierung und Kategorisierung ebenfalls mit iQ.Suite Wall realisiert werden können.

iQ.Suite Watchdog liefert Ihnen für Ihre Mail Server-Umgebung umfassenden Schutz gegenüber unerwünschten Dateianhängen. In Kombination mit einem Virenscanner, bspw. von Avira oder Sophos, schützt iQ.Suite Watchdog sie effektiv vor Viren, Würmern und Trojanern. Ein paralleler Einsatz mehrerer Virenscanner ist möglich. In Kombination mit iQ.Suite Crypt ermöglicht iQ.Suite Watchdog auch eine Überprüfung verschlüsselter E-Mails.

iQ.Suite Trailer bietet die Möglichkeit den Formvorgaben bei der Nutzung des Mediums E-Mail gerecht zu werden. Haftungsausschluss, Rechtshinweise, Sicherheitshinweise, Verzichtserklärungen und Unternehmensinformationen können in ausgehende E-Mails zentral eingebunden werden. Mit zusätzlichen Funktionen ist es möglich, die zeitliche Verwendung der Texte abhängig von Personen, Gruppen und Internetdomänen einzuschränken.

iQ.Suite Crypt ermöglicht durch flexible Konfigurationen die Festlegung unternehmensweiter Verschlüsselungsrichtlinien an zentraler Stelle. E-Mails werden mit starken asymmetrischen und symmetrischen Verfahren verschlüsselt. iQ.Suite Crypt verwendet hierbei Standardverfahren wie PGP oder S/MIME, die auch parallel einsetzbar sind. Die Verwendung für die Benutzer ist vollständig transparent.

iQ.Suite WebCrypt ermöglicht die sichere und vertrauliche E-Mail-Korrespondenz ohne PGP, S/Mime oder PKI-Strukturen. Als Ergänzung zu iQ.Suite Crypt lässt es sich schnell und nahtlos in das bestehende Netzwerk integrieren und ermöglicht den sofortigen Austausch verschlüsselter E-Mails mit Kommunikationspartnern, die nicht im Besitz einer eigenen Verschlüsselungslösung sind.

E-Mail-Archivierung

iQ.Suite Store ermöglicht die zentral gesteuerte Archivierung von E-Mails und deren Anhängen. Anhand definierter Regeln lassen sich E-Mails aus den Mailboxen der Anwender archivieren und zuverlässig aufbewahren. Auf diese Weise lassen sich zusätzlich Probleme mit überfüllten Postfächern lösen, indem die Mail-Server zeitgesteuert entlastet werden. Über eine komfortable Suchmaske lassen sich E-Mails originalgetreu in die Nutzer-Mailbox wiederherstellen. In Verbindung mit dem Modul iQ.Suite Bridge werden E-Mails serverseitig und regelbasiert noch vor der Zustellung archiviert.

iQ.Suite Bridge unterstützt Sie als Compliance-Konnektor bei der rechtssicheren Archivierung Ihrer E-Mails und stellt somit die Einhaltung unternehmensinterner Abläufe mit geltenden Gesetzen oder Unternehmensrichtlinien sicher. So können bereits vor Zustellung zum Endanwender E-Mails manipulationssicher und lückenlos aufbewahrt werden. iQ.Suite Bridge fungiert dabei gleichzeitig als Schnittstelle zu führenden Archiv-, ECM-, DMS- und ERP-Systemen und bietet auf diese Weise eine durchgängige Kopplung zum E-Mail Management.

iQ.Suite Find bietet in einer innovativen Benutzeroberfläche alle Möglichkeiten einer übergreifenden Suche in Mailbox und Mail-Archiv. Es ermöglicht anhand eines leistungsfähigen Volltextindex das Wiederfinden von E-Mails und deren Anhängen und gestattet, angezeigte Suchergebnisse flexibel und schnell einzugrenzen. iQ.Suite Find erfüllt die Anforderungen einer compliance-konformen Suche und koppelt sich nahtlos an iQ.Suite Store.

E-Mail-Produktivität

iQ.Suite Clerk leitet Ihre elektronische Post in einem vorbestimmten Zeitraum an frei auswählbare Personen oder Gruppen weiter. E-Mails von verschiedenen Absendern oder Internetdomänen können an unterschiedliche Vertretungspersonen weitergeleitet oder umgeleitet werden. Für vertrauliche Informationen kann die Weiterleitung unterbunden werden. Auf Wunsch erhalten Absender, Empfänger und Stellvertreter Hinweisnachrichten und Lesebestätigungen. Die Aktivierung von iQ.Suite Clerk kann an einer zentralen Stelle erfolgen.

Mit iQ.Suite Budget analysieren Sie den gesamten von der iQ.Suite verarbeiteten E-Mail-Verkehr. Die Auswertung des E-Mail-Aufkommens erfolgt nach individuell definierten Kostenstellen. Die Definition und Gestaltung von E-Mail-Budgets für Benutzer und Benutzergruppen schaffen die Möglichkeit zur differenzierten Betrachtung des E-Mail- Ein- und -Ausgangs vor wirtschaftlichem Hintergrund.

iQ.Suite Smart unterstützt die Steuerung der Lastverteilung von Domino-Infrastrukturen, indem den Mail-Anwendern ermöglicht wird, Ihre Mail-Korrespondenz zeitlich gesteuert abzuwickeln. Die Auflösung von DocLinks gestattet den Versand von Notes-Textdokumenten auch an Anwender anderer Mailsysteme.

Neue Gesetzgebung für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation

Mit Wirkung zum 1. Januar 2007 ist das "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz stellt neue formale Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Kommunikation, hinsichtlich verpflichtender Angaben innerhalb der Korrespondenz. Was bereits seit Jahren Gültigkeit für gedruckte Briefsachen hat, findet nun auch seinen Niederschlag in der elektronischen Kommunikation. Die bekannten Angaben, die sich zumeist in der Fußzeile der ersten Seite eines Geschäftsbriefes wieder finden, sind seit Anfang des Jahres auch in der geschäftlichen E-Mail zu nennen. Der Gesetzgeber hat hierzu in den Paragraphen 125a HGB, 80 AktG und 35a GmbHG verpflichtende Mindestangaben festgesetzt. Dies sind z.B. die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Diese Änderung betrifft somit alle Unternehmen und deren externen E-Mail-Verkehr – so auch Angebote, Aufträge, Versandbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, etc. Wird die Nennung der geforderten Angaben unterlassen, droht ein Bußgeld. Die Produkte der Firma GROUP Technologies AG bieten im Rahmen ihres Portfolios im Bereich E-Mail-Compliance eine Lösung zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen damit einen rechtssicheren E-Mail-Prozess. "Die automatische Einbindung unternehmens- und gesetzeskonformer Textbausteine in E-Mails wird mit der Group-Lösung Trailer zum Kinderspiel. Durch die für sämtliche Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen zentral einstellbaren Vorgaben wird jede E-Mail automatisch mit den entsprechend hinterlegten Informationen versehen und somit Rechtssicherheit erlangt“, so Herbert Reder, Mitglied der Geschäftsleitung von Group Technologies. Die Group-Lösung Trailer kann ebenfalls an die Rechtslage anderer Staaten entsprechend der durch die EU geforderten Angaben angepasst werden.