Kennen Sie die Freude etwas wiederzufinden?

E-Mail-Archivierung leicht gemacht!

Obwohl E-Mail für die meisten Unternehmen inzwischen die wichtigste Kommunikationsplattform darstellt, haben bisher nur relativ wenige Unternehmen dieses Medium professionell organisiert. Dazu gehört insbesondere auch, dass die Verantwortung für die komplette Korrespondenz mit E-Mails nicht mehr ausschließlich beim User, sondern zentral beim Unternehmen liegen und geregelt sein muss.

Durch den zunehmenden E-Mail-Verkehr stellen sich Unternehmen nicht nur wirtschaftliche Herausforderungen: Sie müssen auch den gesetzlichen Anforderungen genügen. Die rechtliche Situation (in Deutschland v.a. AO, GDPdU) fordert seit 2002 von Unternehmen zwingend, bestimmte E-Mails wie Geschäftsdokumente über eine bestimmte Zeit aufzubewahren (in Deutschland 6 bzw. 10 Jahre) und diese in elektronischer Form vorzuhalten.

Professionelle E-Mail-Archivierung stellt eine effiziente, benutzerfreundliche und rechtlich sichere Lösung für diese Herausforderungen dar. Mit der NetOrchestra MA-Baureihe werden diese Probleme gelöst und darüber hinaus noch zusätzlicher Nutzen geschaffen.

E-Mail-Archivierung: Vorteile für den Benutzer

Die Überlegung, wo Mails abgelegt werden, erübrigt sich. Direkte Volltextsuche im Outlook, Notes oder anderen Mail Clients. Suche in mehreren Postfächern. Überführung vorhandener PST Files in das Archiv. Digitale Signatur liefert den Original-Nachweis. Anmeldung über Windows Login (Single sign on).

• Einfaches und schnelles Wiederfinden sämtlicher, auch gelöschter E-Mails
• Zugriff auf die gesuchten E-Mails und Attachements im Browserfenster
• Integration in den Mail Client ohne Installation
• Eingliederung bestehender PST–Dateien in die Archivierung

E-Mail-Archivierung: Rechtliche Vorteile

Zu den rechtlichen Vorteilen zählen:

• Erfüllung der rechtlicher Vorgaben. IDEA Ausgabe. 4-Augen Sicherheit und verschlüsselte Datenablage
• Einhaltung von steuer- und datenschutzrechtlichen Vorgaben
• GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erfüllt
• IDEA-konforme Ausgabe für Finanzbehörden
• Auslagerung älterer E-Mails auch auf DVD zur Einhaltung längerer Fristen
• Hoch verschlüsselte Ablage (AES 256 Bit) aller Daten
• Weder Änderungen noch Löschungen der gespeicherten E-Mails möglich
• Kein Zugriff ohne Berechtigung, auch auf DVD oder Wechselplatte

E-Mail-Archivierung: Wirtschaftliche Vorteile

Eine übersichtlichen Suche bringt Zeitersparnis. Vorhandene Mailserver werden bis zu 80 Prozent entlastet. Zusätzliche Lizenzen für Mailprogramme entfallen. Backup Zeiten verkürzen sich. Bei einem Ausfall des Mailservers sind alle Mails gespeichert. Hardware-Erweiterungen entfallen.

• Schnelle Suche und Wiederfinden in Mails der letzten Jahre
• Schlanke Mailserver, Einsparung von teurer primärer Speicherkapazität
• Keine User-Lizenz nötig
• Datensicherheit durch Spiegelung ist im Preis enthalten
• Zusätzliche Datensicherheit durch Tausch des gespiegelten Laufwerks im laufenden Betrieb
• Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter
• Zugriffsichere und zuverlässige Speicherung geschäftskritischer Informationen
• Nachweis der ursprünglichen E-Mail durch Signatur
• Einmaliges Abspeichern gleicher E-Mails und Anhänge an mehrere Empfänger
• Benutzerverwaltung über Active Directory
• Einfache Vergabe von Zugriffsrechten bei Krankheit oder Urlaub
• Sehr günstiges Preis/Leistungsverhältnis
• Geringes Datenvolumen durch Kompression um 60 Prozent

Gründe für E-Mail-Appliances

E-Mail-Appliances sind vorkonfigurierte Hard/Softwarekombinationen, die auf die Archivierung von E-Mails optimiert sind. Da die Appliance ein externes Gerät ist, greift sie nicht in ein bestehendes IT-System ein und ist auch voll kompatibel mit der vorhandenen IT-Infrastruktur. Aufgrund der Integration in den E-Mail-Fluss kann die Appliance mehr E-Mail-Systeme archivieren als die meisten Software-Lösungen.