Correspondence - Zentrale Verfügbarkeit von Geschäftsinformation - firmen- und personenorientiert

Ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz schnell wiederfinden

Wo ist die E-Mail des Kollegen abgelegt? Wo ist das Angebot abgeblieben, das gestern an den Kunden geschickt wurde? Nichts ist lästiger als die mühsame Suche nach dem Geschäftsvorgang, wenn die Information gerade dringend im Kundengespräch oder für eine weiterführende Korrespondenz benötigt wird.

Das Correspondence-Modul sorgt für eine zentrale Ablage von gesendeter wie auch von eingegangener Korrespondenz. Die Geschäftsvorgänge und die gesamte Geschäftskommunikation sind vollständig dokumentiert und für die Kollegen einsehbar.

Im Correspondence-Modul arbeiten Sie mit vier verschiedenen Dokumenttypen: Mit "Mail", "Fax", "Brief" für die Erstellung und Versendung und dem Dokumenttyp "Info" für die Erstellung von firmeninterner Information. Sie können den Typ eines Dokuments jederzeit ändern, z.B. den Typ "Brief" zu "Mail", ohne dass der Inhalt verloren geht - zeitraubendes Copy & Paste ist damit überflüssig.

• Schnelle Verfügbarkeit von Geschäftsinformation - firmen- und personenorientiert
• Vollständigkeit - Lückenlose Dokumentation von ein- und ausgehender Geschäftskorrespondenz
• Informationsverfügbarkeit im Team - Zentrale Ablage von Geschäftsvorgängen für Abteilungen und Projektgruppen
• Komfortable Suche nach Information - firmen- und personenbezogene Analyse über alle eingesetzten edcom-teamOffice-Module
• Zentralisierter Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern - Infomails mit Dokumentlinks und Aktionshistorie
• Strukturierung von ein- und ausgehender Information - Frei definierbare Kategorisierungen der Korrespondenz
• Standardisierte Vorlagen für die Corporate Identity - Arbeiten mit (frei definierbaren) Standardtexten und Templates
• Schnelle Korrespondenzerstellung - Duplizierungsfunktion von bereits angelegten Dokumenten
• Komfortable personalisierte Serienbrief- und Serien-E-Mail-Aussendung - Einfache Zielgruppenselektion aus dem Address-Modul
• Flexibilität in der Anwendung - Lotus Notes oder Schnittstelle zu MS Word als Editor
• Komfortabler Wechsel in den Anwendungstemplates - Umschalten zwischen Mail-, Fax- , Info- oder Briefvorgängen mit "Inhalt" ohne Copy & Paste
• Zweifache Druckfunktionalität für den Anwender - Notes-Ausdruck für kürzere Dokumente und Word-Ausdruck für komplexe Druckaufgaben wie Tabellen und Listen mit Seitennummerierung, Kopf- und Fußtext
• Einfacher Datenexport - CSV-Export über den Menüpunkt Tools
• Bequeme Datenweiterverarbeitung - "Adresse in Clipboard" über den Menüpunkt Tools. Übernahme einer aktuellen Adresse in die Windows-Zwischenablage
• Weitreichende Anpassung über eine Konfigurations-Datenbank ohne Programmieraufwand

• Über den Menüpunkt "Neu" erstellen Sie komfortabel Briefe (Ausdruck), Faxe (Schnittstelle zu Faxserver) und E-Mails, darüber hinaus auch Standardtexte sowie beliebige Notes- und Word-Vorlagen
• Einzel- oder Serien-E-Mails können wahlweise auch mit anonymem Absender (z.B. info@edcom.de) versendet werden
• Bei Serienbriefen ist eine Mischung von Brief, Fax und E-Mail möglich
• Massenaussendungen (personalisierte Serienbriefe und Serienmails) werden in Aussendeprotokollen inklusive auftretender Fehler erfasst
• Die Funktion "Mailaktivierung" spart Zeit: Damit können Sie direkt eine E-Mail aus Ihrer persönlichen Mail-Anwendung ohne den Umweg über "Copy & Paste" in einem der eingesetzten teamOffice-Module ablegen, z.B. in das Correspondence-Modul als zentrale Ablage
• Ihren Brief- und Mail-Abschluss können Sie variabel gestalten. Sie haben die Möglichkeit, bis zu drei verschiedene Grußformeln zu konfigurieren, z.B. eine offizielle Grußformel für den Erstkontakt und zwei Alternativen für die persönlichen Kontakte
• Als Basis für die Einzel- und Serien-Korrespondenzerstellung dient das Address-Modul, aus dem die Adressen eingelesen werden. Änderungen an den Adress-Stammdaten werden in Correspondence weitervererbt beziehungsweise mit einem Vermerk dokumentiert. Wurde z.B. ein Personeneintrag im Adressmodul archiviert, erscheint eine entsprechende Meldung in der zur Person zugehörigen Korrespondenz (z.B. "dieser Personeneintrag wurde gelöscht").

Voraussetzung

IBM Lotus Domino Notes ab Version 7.x

Spezialversion

Alle Module sind bei edcom im produktiven Einsatz und werden in enger Kooperation mit den Kunden weiterentwickelt. Sie können auf Ihre speziellen Wünsche hin angepasst werden.