Kommunikationsplattform IBM Lotus Notes steuert alle Kommunikationsprozesse

Die Herausforderung

Die riha Richard Hartinger GmbH & Co. Handels-KG – kurz riha – ist einer der größten deutschen Erfrischungsgetränkehersteller. Das internationale Unternehmen mit Hauptsitz in Rinteln bei Hannover unterhält zwei weitere Standorte in Deutschland sowie Standorte in Spanien, Polen, in der Schweiz und in Costa Rica. Hinzu kommen Vertriebsgesellschaften in Frankreich und den Niederlanden.

Interne Kommunikation ist das A und O jedes Unternehmens. Heute erfordern jedoch immer höhere Ansprüche an die Qualität der Produkte und Herstellungsprozesse eine optimierten Datenhaltung und deren permanente Auswertbarkeit.

Da E-Mail und Share-Laufwerke diesen wachsenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden konnten, machte sich riha auf die Suche nach einer neuen Lösung. Ziel war eine auf flexiblen Standardanwendungen basierende Plattform für die elektronische Abbildung von Arbeitsprozessen, die Bereitstellung der hierfür erforderlichen Formulare und den Versand der gewünschten E-Mail-Benachrichtigungen in Produktentwicklung, Markting und Vertrieb.

Die Lösung

Gemeinsam mit dem IBM Premier Business Partner edcom migrierte riha von der für die E-Mail-Kommunikation genutzten Plattform Microsoft® Exchange auf IBM Lotus Domino Notes als Kommunikations-und Anwendungsplattform. Alle bisher in Word- und Excel-Formularen erfassten Firmendaten, die unstrukturiert in Mail-Files, Share-Verzeichnissen oder anderen Medien abgelegt waren, wurden in eigens für riha zugeschnittene Anwendungen portiert. Von der Projektplanung über Serviceabläufe in der EDV-Abteilung bis zur Produktentwicklung und Marketing werden die Unternehmensprozesse inklusive der dazugehörigen Korrespondenz und Dateien zwischen den Abteilungen und Teams kommuniziert.

Das Ergebnis

Durch die neue Kommunikationsbasis Lotus Notes wird eine flexible Standardanwendung für die Projektverwaltung bereitgestellt, die Abteilungen und Teams überregional nutzen können. Dies führte zu einer messbaren Beschleunigung der Abläufe und Prozesse, da u.a. die Daten nur noch einmal erfasst werden müssen. Die Anwender stellten fest, wie sehr es ihren Arbeitsalltag erleichtern kann, Daten direkt erfassen und auslesen zu können – ohne den Umweg über einen Dateianhang in Excel oder Word, der per E-Mail verschickt wird. Durch die schnellen Umsetzungsmöglichkeiten, die Lotus Notes bietet, können neue Anforderungen, Erweiterungen und Änderungen darüber hinaus sehr zeitnah umgesetzt und eingespielt werden.