Verbesserter Arbeitsfluss

Was genau verbirgt sich hinter Microsoft Viva?

Vielleicht haben Sie auch schon Post von "Microsoft Viva" in Ihrem Outlook-Posteingang vorgefunden? Wir erhalten immer öfters Fragen zu Microsoft Viva, daher wird es Zeit für eine kleine Übersicht. Was verbirgt sich hinter Microsoft Viva?
 
Das sagt Microsoft dazu:
"Microsoft Viva ist eine Employee Experience Plattform (EXP), die Kommunikation, Fachwissen, Lernen, Ressourcen und Erkenntnisse vereint – direkt im täglichen Arbeitsfluss. Viva wird von Microsoft 365 unterstützt und hauptsächlich über Microsoft Teams verwendet. Schaffen Sie mit Viva eine Arbeitskultur, in der jeder Einzelne und ganze Teams unabhängig vom Ort ihr Bestes geben können." Quelle: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva

Schauen wir uns nun gemeinsam Microsoft Viva an.

Interessant ist der Hinweis zu "Teams", aber dass die meisten Benutzer über Outlook zuerst von Viva erfahren. Wir würden es daher etwas allgemeiner ausdrücken: Microsoft Viva soll den Mitarbeitern helfen, das Beste aus den digitalen Werkzeugen herauszuholen - sei es über Tipps zur persönlichen Arbeitsweise, der Vernetzung von Mitarbeitern untereinander oder mit relevanten Informationen im Arbeitskontext - beispielsweise ein Projekt in einem Teams-Kanal.
 
Alles was Mitarbeiter für das tägliche Arbeitsleben benötigen, soll möglichst einfach und personalisiert zur Verfügung gestellt werden. Eine Komponente für den "Digitalen Arbeitsplatz" also. Der Fokus liegt auf der effektiven Nutzung der Arbeitszeit sowie der Bereitstellung kuratierter, bedarfsspezifischer Materialien, die jedem Mitarbeiter dabei helfen sollen, einfach sein Bestes zu geben - mit so wenig wie möglich unnötigen Zwischenschritten wie das Wechseln von Tools oder Suchen von Informationen. Microsoft drückt da so aus: "Der Schlüssel zu einer modernen Mitarbeitererfahrung". Das wäre es dann wirklich.

Viva Insights: Produktivität und Wohlbefinden

Das Outlook Beispiel hier zeigt Vorschläge für die Arbeitsweise durch "Viva Insights". Womit habe ich meine Zeiten verbracht und wie könnte ich das optimieren? Keine Angst übrigens, die Informationen dazu stehen nur dem Mitarbeiter zur Verfügung und können nicht zentral vom Unternehmen eingesehen oder ausgewertet werden.

Viva Insights - Vorschläge für die Arbeitsweise
Viva Insights - Vorschläge für die Arbeitsweise

Vorschläge zur Arbeitsweise können sein, weniger Zeiten in Besprechungen zu verplanen - beispielsweise da der Mitarbeiter in vielen der Besprechungen doch nicht anwesend war oder nebenher Mails geschrieben hat. Ebenso kann ein Vorschlag sein, sich Fokuszeiten im Kalender zu reservieren - diese werden von Outlook dann auch gleich im Kalender blockiert. Fokuszeiten sind in der Tat ein wichtiges Hilfsmittel, um qualitative Resultate zu erzielen.
 
Kommen wir zu Teams - dem Hauptfokus von Viva. Teams hat ja nicht nur für Online-Meetings deutlich an Popularität gewonnen, sondern auch als gemeinsamer Raum für Gruppenprojekte, Zusammenarbeit oder Informationsraum wie in der Unternehmenskommunikation, Personalabteilung oder oft sogar schon dem IT Help Desk.
 

Microsoft Viva, Quelle: Microsoft
Microsoft Viva, Quelle: Microsoft

Was Teams bisher gefehlt hat, waren kuratierte Inhalte, bedarfsspezifische Materialien sowie Hinweise auf Experten oder Dokumentationen für die Aufgabenstellung, an der eben gerade gearbeitet wird.

Die vier Module in Microsoft Viva

Microsoft Viva Connections: Kultur und Kommunikation
Viva Connections ist eine kuratierte Lösung mit Unternehmensbranding, die relevante Neuigkeiten, Unterhaltungen und Ressourcen in den Anwendungen und Geräten zusammenführt, die Sie täglich verwenden.
 
Microsoft Viva Insights: Produktivität und Wohlbefinden
Microsoft Viva Insights hilft, durch datengestützte und datenschutzsichere Einblicke und Empfehlungen Produktivität und Wohlbefinden zu verbessern.
 
Microsoft Viva Topics: Wissen und Fachwissen
Microsoft Viva Topics wendet künstliche Intelligenz (KI) an, um Inhalte und Fachwissen in Ihren Systemen und Teams automatisch in verwandten Themen wie Projekte, Produkte, Prozesse und Kunden zu organisieren. Diese Inhalte werden als Themenseiten und Themencenter präsentiert, die von KI erstellt und aktualisiert werden und es Experten ermöglichen, Wissen mit Wiki-ähnlicher Einfachheit weiterzuentwickeln und mit anderen zu teilen. Sie werden auch als Themenkarten mit Informationen zu Outlook, SharePoint und Office angezeigt.
 
Microsoft Viva Learning: Qualifikation und Wachstum
Microsoft Viva Learning bringt Weiterbildung im Unternehmen in den Arbeitsablauf, indem Inhalte aus Ihrer Organisation, Learning Management-Systemen, von Drittanbietern und Microsoft miteinander verbunden werden.
Quelle: https://docs.microsoft.com/de-de/viva/microsoft-viva-overview

All das ist ein großes Unterfangen. Wird Microsoft Viva richtig genutzt und so auch von den Mitarbeitern akzeptiert, könnte sie die Art und Weise wie wir zusammenarbeiten extrem unterstützen oder sogar revolutionieren. Auf der anderen Seite könnten sich die Mitarbeiter durch die Fülle der neuen Tools, Tipps und Informationen auch überfordert fühlen.
 
Daher schauen wir uns die einzelnen Module in den nächsten Blog-Artikeln im Detail an und versuchen hier auch zu bewerten, was es für die Mitarbeiter bringt und wo die Fallstricke liegen.

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