Ein am Menschen orientierter Arbeitsplatz

Neugestaltung der Arbeitsumgebung mit Microsoft Viva

Nicht weniger als dies, ein am Menschen ausgerichteter Arbeitsplatz, verspricht Microsoft mit der Viva-Plattform. In unserem letzten Blogartikel haben wir die Plattform kurz vorgestellt und versprochen, auf die einzelnen Module einzugehen.
 
Besonders interessant ist das Ganze, da die Themen "zentraler und integrierter Einstiegspunkt" (Viva Connections), "ständiges Lernen in einer mitarbeiterzentrischen Lösung" (Viva Learning), "unternehmensweite Inhalte und Fachwissen" (Viva Topics) und "effektive Tool-Nutzung und Work-Life Integration" (Viva Insights) nichts Neues sind. Kann Microsoft mit seinem Ansatz zu einer Neugestaltung der Arbeitsplätze oder der digitalen Arbeit führen? Schauen wir es uns an.

 

Viva Connections

Wir alle haben durch die Corona-Pandemie den Verlust des "Wir-Gefühls" erlebt und uns in die digitalen Home Offices verzogen. Okay, das hat funktioniert, aber bei vielen hat dies zu Frust, einem Online-Meeting nach dem anderen und auch zu einer gewissen Entfremdung und auch einem - vor allem dem informellen - Informationsverlust geführt.
 
Für das "Wir-Gefühl" hilft natürlich am besten ein persönliches Treffen oder zumindest virtuelle Zeit, die die Mitarbeiter miteinander auch mal nur "verbringen" können oder sich in Teams digital treffen, wenn es gar nicht anders geht.
 
Gegen die explodierende Zahl der Abstimmungen, Online-Meetings, E-Mail und die ausufernde Informationssuche kann Viva Connections helfen. Genauer gesagt, ist Viva Connections eine Verbindung zwischen Sharepoint und Teams und verbindet diese beiden zu einer Drehscheibe für interne Kommunikation. Der Benutzer kann Informationen abonnieren, Communities gründen oder diesen beitreten. Mitarbeiter können sich vernetzen und so wird Teams zum zentralen Einstiegspunkt des Digitalen Arbeitsplatzes, seinen Mitgliedern und Funktionen.
 
Unser Fazit ist, dass Viva Connections noch nicht das ultimative Werkzeug ist, aber ein richtiger und deutlicher Schritt in die richtige Richtung, um sich nicht in den Tiefen der Microsoft-365-Plattform zu verlieren, sondern gezielter arbeiten zu können. Die Einstiegsseiten kann der User zudem anpassen, personalisieren oder gar mit Microsoft PowerApps eigene Dashboards sowie maßgeschneiderte Anwendungen für die Teams erstellen. Wir sind dabei natürlich gerne behilflich.
 

Viva Insights

Nochmal kurz zu dem Statement von Microsoft: Viva Insights hilft, durch datengestützte und datenschutzsichere Einblicke und Empfehlungen Produktivität und Wohlbefinden zu verbessern. Heutzutage wird gesagt, dass die meisten Probleme in der Welt durch intelligente Nutzung von Daten und Ressourcen verbessert oder gelöst werden könnten. Viva Insights ist der Versuch, genau dies für die Arbeitswelt anzubieten. Am Anfang steht natürlich das Datensammeln und da gruselt es viele. Dies bedarf also Gespräche mit Mitarbeitervertretern und Datenschützern, wie sie diese Daten nutzen möchten und welche Erkenntnisse sie daraus ableiten sollten. Möglich ist vieles. Von der Messung der Anzahl der Meetings bis hin wie viele Mitarbeiter nebenbei etwas anderes erledigen, was die Teilnahme an den Meetings ja in Frage stellen würde. Die Anzahl der geschriebenen E-Mails, die Themen, um die sich Mitarbeiter kümmern und auch die Prüfung des Fokus der Arbeitsabläufe bis hin zu wie oft die Mitarbeiter von zuhause am späten Abend arbeiten. Aus all diesen Informationen lassen sich Maßnahmen ableiten zur Selbstreflektion und zur Verbesserung. Für was und wen sind Meetings? Wie sollten diese aufgebaut sein? Wer sollte teilnehmen? Wie können Mitarbeiter sich besser auf ein Thema fokussieren? Für eine Einführung und effektive Nutzung der Werkzeuge ein wirklich hilfreiches Werkzeug. Zudem können keine individuellen Reports über Mitarbeiter angefertigt werden.
 
Unser Fazit ist, hier sollte man genau reinschauen. Viva Insights ist eher zum Schutz der Mitarbeiter und zur Verbesserung von digitalen Kompetenzen als zur Überwachung designed. Dies bietet zudem auch Stimmungsumfragen und Dashboards zur Nutzung der Microsoft Office Tools oder Integration in SAP Success Factors oder Workday. Wir können mit dem richtigen Einsatz bis hin zu Empfehlungen zur Betriebsvereinbarung helfen. Die Mühe kann sich schnell lohnen.
 

Viva InsightsViva Insights - Arbeiten im Focus-Mode, Quelle: Microsoft
Viva Insights - Arbeiten im Focus-Mode, Quelle: Microsoft

Viva Learning

Eine Lernplattform ist der nächste logische Schritt nach Viva Insights. Hat das Tool Erkenntnisse gesammelt und weiß, wo es an digitalen Kompetenzen noch Nachholbedarf gibt, kann Viva Insights diesen zielgerichtet über die Lernplattform zu den Mitarbeitern bringen. Natürlich gilt dies auch für alle anderen Lernthemen und Kompetenzen, nicht nur für die Nutzung von digitalen Werkzeugen. Bei einer Einführung oder Begleitung zur Nutzung von Microsoft 365 ist Viva Learning allerdings sehr wertvoll. Die meisten Mitarbeiter erkennen kein ganzheitliches Weiterbildungskonzept ihres Unternehmens, das eine kontinuierliche Entwicklung der digitalen Kompetenzen ermöglicht.
 
Viva Learning schafft hier Abhilfe durch die zielgerichtete Bereitstellung von passenden Inhalten (ähnlich wie Viva Connections) für das Lernen über Microsoft Teams. Dem Unternehmen wird so besser ermöglicht, eine Lernkultur aufzubauen und Lernen in die tägliche Arbeit zu integrieren - von Microlearning (sogenannte Learning Nuggets ähnlich wie youtube) bis hin zu strukturierten Kursen mit Zertifikaten.
 
Unser Fazit ist, eine so eng integrierte Lernplattform ist für Mitarbeiter wertvoller als ein umfangreiches, aber getrenntes Lernportal und Viva Learning bietet das Meiste, was der Mitarbeiter für ein effektives Lernangebot benötigt. Am Anfang steht auch hier die Nutzung von gesammelten Daten, von Kompetenzen und Lernplänen, um daraus maßgeschneiderte Lernangebote für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Die Plattform lernt auch mit, Vorschläge zu den Inhalten gibt es über die künstliche Intelligenz "Syntex", die wir im nächsten Modul kennenlernen. Wir helfen gerne beim Einführen der Lernplattform bis hin zu eigenen Schulungsangeboten zu den digitalen Kompetenzen.
 

Viva Topics

Mitarbeiter benötigen den Zugang zu Informationen, Menschen, Tools und Ressourcen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Um diese nutzen zu können, muss man wissen, dass es dieses implizite oder explizite Wissen gibt, oder es muss leicht auffindbar sein. Es ist also Microsofts Ansatz einer Wissensdatenbank.
 
Microsoft nutzt hierfür die auf Sharepoint basierende Künstliche Intelligenz namens "Syntex" (Projekt Cortex, wer das schon mal gehört hat), die das Wissen der gesamten Organisation in Themenseiten kuratiert. Ein automatisches Wikipedia sozusagen. Dieses Wissen lässt sich in der Themensuche oder über die Suchmaschine leicht auffinden und auch verknüpfen, beispielsweise Dokumente aber auch Experten, die das Thema erklären können oder natürlich Lerninhalte dazu. Ebenso werden Mitarbeiter in Sharepoint und Teams (via Viva Connections) Themenkarten angeboten für den Kontext der Informationen oder Arbeitsschritte, die zurzeit ausgeführt werden.
 
Unser Fazit: Auch hier ermöglicht die enge Integration und die Datengrundlage einen enormen Fortschritt, der früher mit anderen Ansätzen in der Art nicht möglich gewesen wäre. Bisher funktioniert das Ganze allerdings nur mit englischen Inhalten - Deutsch steht aber auf der Microsoft Roadmap für 2022. Ebenso steht auf den zukünftigen Plänen die Integration von Objective and Key Results (OKRs) als Zielvereinbarungen und Maßnahmen. So richten Sie die gesamte Organisation auf Ihre Vision, Mission und strategischen Prioritäten aus.

Viva TopicsViva Topics - Themen erkennen und als Themenseite zusammenfassen, Quelle: Microsoft
Viva Topics - Themen erkennen und als Themenseite zusammenfassen, Quelle: Microsoft

Wenn Sie sich für die Viva Suite oder einzelne Module interessieren, sprechen Sie uns an. Wir sind gerne Ihr Partner für die Einführung, dem Aufbau digitaler Kompetenzen, Erstellung und Nutzung der Lerninhalte bis hin zur Einführung von Objective and Key Results im Unternehmen.

Ihre Ansprechpartner

Anneliese Wasserer-Foerg
Geschäftsführerinedcom Software & Consulting GmbHKontakt
Wolfgang Meixner
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